CONCEPTOS DE GESTION DOCUMENTAL

Conjunto de documentos sistematizados y catalogados que pertenecen a entidades oficiales, igualmente, se consideran como tales, aquellos que se disponen o se materializan por la prestación de un servicio público por entidades privadas.

• Archivo Privado de interés Público:

• Archivo Público

• Archivo Privado

• Archivo Mixto

Son los documentos generados o producidos

por personas naturales o jurídicas de derecho privado.

• Archivo Privado de interés Público:

• Archivo Público

• Ninguna de las Anteriores

• Archivo Mixto

Es el total de los documentos producidos o recibidos por una persona natural o jurídica en ejercicio de sus funciones; son las agrupaciones

documentales que constituyen el conjunto de actividades desarrolladas o materializadas, dentro de una empresa o por una persona natural

• Fondo Documental

• Sección

• sub- sección

• Archivo de Gestión

Son aquellos archivos que por el valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura; son de interés público, y pronunciado como tal por el legislador

• Archivo Privado de interés Público:

• Archivo Público

• Archivo Central

• Archivo de Gestión

Es la división o unidad administrativa

productora de documentos, es decir, son las subdivisiones administrativas de la entidad que la origina

• Fondo Documental

• Sección

• sub- sección

• Archivo de Gestión

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio

de sus funciones específicas.

• Fondo Documental

• Serie documental

• sub- sección

• Archivo de Gestión

Es el conjunto de unidades documentales ejemplo: Actas Comité Técnico - Actas de Junta Directiva

• Archivo privado

• Serie documental

• sub-serie Documental

• Archivo histórico

Para la clasificación documental se centra en el reconocimiento de los productores de documentos, es decir:

• Fondo – Sección – Subsección

• Gestión, Central e Histrórico

• Serie y Subseries

• Ninguna de las Anteriores

Conocer la Jerarquía de la empresa para determinar cuál de las dependencias pertenecen al nivel directivo y cuál al subalterno.

• identificación de la Estructura Orgánica

• Es el primer paso para la clasificación documental

• Es El Tercer paso para la clasificación documental

• Identificación del Fondo Documental

identificar las Series y Asunto Documentales; estas Series Documentales resultan de las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos.

• Es la identificación de la Estructura Orgánica

• Es el primer paso para la clasificación documental

• Es El Tercer paso para la clasificación documental

• Es el segundo paso para la clasificación documental