Prueba 2- Sistema de Archivos- Práctica Prof

Un sistema de archivo Sirve para…

• Usar espacio en la nube.

• Gestionar, clasificar y ordenar documentos.

• Almacenar a través de servidores espejo.

Identificar y mantener los documentos que resultan imprescindibles para la compañía.

• Conservación de documentos valiosos.

• ordenamiento de documentos.

• Eliminación de archivos.

Es importante saber que documentos resultan ya irrelevantes y por lo tanto pueden ser destruidos.

• Conservación de documentos valiosos.

• ordenamiento de documentos.

• Eliminación de archivos.

Agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.

• Clasificación de Datos.

• Clasificación de archivos.

• Clasificación de documentos.

La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su funcionamiento.

• Clasificación Orgánica.

• Clasificación por materias.

• Clasificación funcional.

Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.

• Clasificación Orgánica.

• Clasificación por materias.

• Clasificación funcional.

Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten.

• Clasificación Orgánica.

• Clasificación por materias.

• Clasificación funcional.

Los archivos se organizan por...

• Tamaño, Color y Nombre.

• Lote, bulto y nombres.

• Fondos, series, expedientes, documentos sueltos.

Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto.

• Organización alfabética.

• Organización por conceptos.

• Ambas respuestas anteriores.

El criterio de ordenamiento lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente.

• Organización alfabética.

• Organización cronológica.

• Ninguna de las respuestas anteriores.