PRÁCTICA CALIFICADA DE DEONTOLOGIA SECRETARIAL III UNIDAD

1¿Cuál es el papel de una secretaría ejecutiva en la gestión de la agenda de un alto ejecutivo??

• Para mejorar la comunicación, la secretaría debe establecer canales de comunicación claros, facilitar reuniones estratégicas, gestionar eficientemente la agenda para disponibilidad en reuniones

• La secretaria ejecutiva es responsable de coordinar y organizar la agenda del ejecutivo, programando reuniones, citas y gestionando su tiempo de manera eficiente.

• La secretaria ejecutiva coordinar la reunión según la agenda de jefe inmediato de forma particular, y gestiona su tiempo de el servido del bufet.

• Una secretaría ejecutiva en una empresa multinacional tiene responsabilidades que incluyen la coordinación de reuniones y viajes aéreos.

2¿Cómo puede una secretaría mejorar la comunicación interna y externa en una organización de manera efectiva?

• Para mejorar la comunicación, la secretaría debe establecer canales de comunicación claros, facilitar reuniones estratégicas, gestionar eficientemente la agenda para disponibilidad en reuniones importantes y coordinar la distribución de información relevante a los miembros del equipo.

• La secretaría desempeña un papel crucial en la logística y coordinación de eventos corporativos, que incluyen la planificación, la gestión de invitados, la coordinación de proveedores y la supervisión del desarrollo del evento para garantizar su éxito.

• Entre las cualidades esenciales se encuentran la proactividad, la organización, la habilidad para tomar decisiones informadas, el pensamiento estratégico, la gestión del tiempo, la inteligencia emocional

3. 3. ¿Qué herramientas tecnológicas y software son fundamentales para que una secretaría optimice sus tareas en la gestión de la oficina?

• La secretaría puede fomentar una cultura organizacional positiva al ejemplificar los valores de la empresa, facilitar la comunicación abierta y efectiva, promover el trabajo en equipo y participar en iniciativas de bienestar y desarrollo profesional.

• Algunas herramientas esenciales son sistemas de gestión de agendas, software de gestión de proyectos, plataformas de videoconferencia, aplicaciones de gestión documental y programas de procesamiento de texto y hojas de cálculo avanzados.

• Para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información, la secretaría debe tener protocolos de manejo de datos sensibles, acceso restringido a la información y estar al tanto de las políticas de seguridad de la empresa, así como mantener actualizado el conocimiento sobre amenazas de seguridad.

4. 4.¿Cuáles son las cualidades esenciales que deben poseer las secretarías para sobresalir en su profesión y contribuir de manera significativa a la organización?

• Entre las cualidades esenciales se encuentran la proactividad, la organización, la habilidad para tomar decisiones informadas, el pensamiento estratégico, la gestión del tiempo, la inteligencia emocional y la capacidad para trabajar bajo presión y resolver problemas de forma eficaz.

• Una secretaría ejecutiva debe ser capaz de gestionar múltiples tareas, establecer prioridades y planificar proyectos de manera efectiva para garantizar un flujo de trabajo eficiente.

• Una secretaria ejecutiva debe desarrollar habilidades de gestión del estrés, como la resiliencia y la capacidad de tomar decisiones rápidas y efectivas en momentos de presión.

5. 5. ¿Cómo puede una secretaría ejecutiva ayudar a mantener la confidencialidad de la información en un entorno empresarial?

• La secretaria ejecutiva puede participar en programas de desarrollo profesional, asistir a conferencias y utilizar fuentes de información confiables para mantenerse al día.

• Las cualidades interpersonales incluyen la empatía, la paciencia, la capacidad de escucha y la habilidad para establecer relaciones de trabajo sólidas con colegas y clientes.

• La secretaria ejecutiva debe ser discreta y estar al tanto de la importancia de mantener la confidencialidad, manejando la información sensata con cuidado y protegiendo los datos de la empresa.

6 ¿Cuál es el papel de una secretaría ejecutiva en la preparación de informes y documentos estratégicos para la alta dirección?

• Una secretaria ejecutiva debe desarrollar habilidades de gestión del estrés, como la resiliencia y la capacidad de tomar decisiones rápidas y efectivas en momentos de presión.

• Una secretaría ejecutiva puede liderar a través de la influencia, mostrando iniciativa, asumiendo responsabilidades adicionales y apoyando a otros miembros del equipo en la búsqueda de objetivos comune

• La secretaría ejecutiva puede ayudar en la investigación y recopilación de datos, así como en la redacción y formato de informes clave para la toma de decisiones de la alta dirección.

7. 7. ¿Qué funciones desempeña una secretaría en la gestión de la correspondencia y la documentación?

• ninguna de las anteriores

• La secretaría se encarga de recibir, distribuir y archivar la correspondencia y documentación de la empresa, asegurando que llegue a las personas adecuadas y se archivo de manera organizada.

• Las funciones básicas de una secretaría incluyen la gestión de la agenda, atención telefónica, recepción de visitantes, gestión de la correspondencia y organización de documentos.

• La coordinación y logística en eventos son funciones clave de una secretaría, que implica planificar y organizar conferencias, reuniones, seminarios u otros eventos, asegurando que se ejecutarán sin problemas y satisfagan los objetivos establecidos.

8. 8. ¿Qué responsabilidades suelen incluir las funciones de archivo de una secretaría?

• Las funciones de archivo de una secretaría involucran la clasificación, organización y almacenamiento de documentos y registros importantes de la empresa.

• Algunas cualidades esenciales incluyen la organización, la atención al detalle, la capacidad de multitarea, la comunicación efectiva y la habilidad para mantener la confidencialidad

• La función principal de una secretaría es proporcionar apoyo administrativo y organizar las tareas cotidianas para garantizar un funcionamiento eficiente de la oficina.

9. 9 ¿Por qué es fundamental la función secretarial en una organización?

• La función secretarial es fundamental porque proporciona apoyo administrativo y garantiza la organización eficiente de tareas y comunicaciones dentro de la empresa.

• La función secretarial influye en la imagen de la organización al proporcionar una atención al cliente excepcional, una comunicación profesional y una organización efectiva, lo que contribuye a una imagen positiva y de confianza ante los stakeholders.

• a función secretarial puede mejorar significativamente la eficiencia en la toma de decisiones al facilitar el acceso oportuno a información clave, la programación efectiva de reuniones y la gestión de documentación

• ninguna de las anteriores

10 ¿De qué manera las tareas de una secretaría pueden liberar tiempo para la alta dirección y otros empleados?

• ninguna de las anteriores

• La función secretarial es crucial porque proporciona el soporte administrativo necesario para mantener la eficiencia y la productividad en la organización, permitiendo que otros empleados se centren en sus tareas principales.

• Las secretarías gestionan tareas administrativas, como la programación, el manejo de llamadas y el archivo, lo que permite que otros miembros del equipo se centren en sus responsabilidades principales en lugar de tareas secundarias.

• Las secretarías suelen desempeñar un papel fundamental en la recopilación y organización de información crítica, lo que facilita la toma de decisiones informadas por parte de la dirección