Comprobación de conocimientos (Quiz 0) - Con Explicación

Está trabajando directamente con el patrocinador del proyecto, en la fase inicial de un nuevo proyecto. El patrocinador del proyecto le pide ayuda para crear un documento que autorice formalmente el proyecto, incluidos detalles como el análisis de costo-beneficio, el estudio de viabilidad y los riesgos de alto nivel.

• Prepare el Cronograma de Hitos del proyecto y revíselo con el equipo del proyecto.

• Prepare un Caso de Negocio y revíselo con el gerente funcional y el equipo receptor.

• Prepare el Acta de Constitución del proyecto y revíselo con el director del portafolio para su aprobación.

• Prepare el Plan de Dirección del proyecto y organice una reunión de inicio del proyecto para comenzar.

Answer explanation

El Acta de Constitución del Proyecto es el documento que autoriza formalmente el proyecto. El caso de negocio, el análisis de costo-beneficio y los estudios de viabilidad son insumos para este documento y proceso, para ayudar a proporcionar un vínculo entre el proyecto y los objetivos estratégicos de la organización.

Ha estado trabajando en un proyecto donde el gerente lidera con un estilo dictatorial. Con el tiempo, el equipo ha dejado de hacer sugerencias, los días de enfermedad y los días de salud mental se han vuelto más frecuentes y el ritmo de trabajo se ha ralentizado. El gerente acude a usted en busca de ayuda. Usted sugiere un estilo de liderazgo de servicio en su lugar. ¿Qué harán a continuación?

• Servir al equipo tanto como sea posible, asegurando de que se satisfagan todas sus necesidades.

• Centrarse en la eliminación de obstáculos, el empoderamiento y las oportunidades de desarrollo.

• Asegurar de que su equipo esté sirviendo a otros miembros del equipo y ayudándolos a tener éxito.

• Servir al equipo con nuevas formas de hacer el trabajo y controlarlos a través de una variedad de habilidades.

Answer explanation

Los líderes de servicio permiten que los equipos de proyecto se autoorganicen cuando es posible y aumentan los niveles de autonomía al pasar las oportunidades de toma de decisiones adecuadas a los miembros del equipo de proyecto. Los comportamientos de liderazgo de servicio también incluyen la eliminación de obstáculos, ser un escudo de distracción y oportunidades de desarrollo.

Su equipo de proyecto no ha trabajado en proyectos antes, y no sabe nada sobre “Cascada” (Predictivo), Agil o cualquiera de los diferentes modelos. El proyecto también puede tener requisitos que sean ciertos o inciertos, con diferentes niveles de riesgo, por lo que no está seguro de qué enfoque utilizar al comenzar este nuevo proyecto. ¿Qué hará a continuación?

• Usar Cascada (Predictivo) y planificar todo por adelantado, para que el equipo tenga más estabilidad.

• Usar definiciones de fase generales como Viabilidad, Diseño, Construcción, Prueba, Implementación y Cierre.

• Usar Agil para garantizar que pueda responder a los cambios a medida que aumenta la capacidad de su equipo.

• No utilizar ningún enfoque de proyecto, no importa mientras se haga el trabajo.

Answer explanation

Todos los proyectos pasarán por las fases generales de Viabilidad, Diseño, Construcción, Prueba, Implementación y Cierre. Los proyectos en cascada o predictivos los harán en secuencia una vez, mientras que los proyectos Agiles lo harán varias veces, para cada característica o incremento. El principio subyacente sigue siendo el mismo, por lo que es un buen punto de partida.

Usted es un director de proyectos que trabaja en un proyecto Agil y quiere que tu equipo maximice el valor que aporta al cliente. ¿Qué puede eliminar para maximizar el valor del proyecto?

• Funciones innecesarias.

• Revisiones de sprint

• Pruebas

• Reuniones diarias de a pie (Standup meetings)

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Además de eliminar la introducción de funciones innecesarias, el valor puede maximizarse eliminando el trabajo parcialmente realizado, los retrasos, los procesos y funciones adicionales, el cambio de tareas, la espera, el movimiento de información o un entregable, los defectos o el retrabajo y las transferencias.

Ha recopilado los requisitos de su proyecto, los ha hecho coincidir con el alcance del proyecto y los ha dividido en partes más pequeñas y las actividades necesarias. Al hacerlo, observa que el gerente del departamento de marketing ha agregado alcance adicional que no está relacionado con su proyecto actual. ¿Qué hará a continuación?

• Anular la decisión del gerente de marketing sobre el alcance, ya que usted es el gerente de proyecto senior.

• Iniciar un diálogo abierto con el gerente funcional, plantear los elementos de alcance incorrectos y su impacto.

• Elevar una solicitud de cambio para el alcance adicional y dejar que el patrocinador o la Junta de Control de Cambios decida.

• Iniciar un diálogo abierto con el gerente funcional, plantear los elementos de alcance incorrectos y su impacto.

Answer explanation

Sin un diálogo abierto, es posible que no sepa si el alcance fue un error, si fue aprobado previamente o cualquier otra razón por la que esté allí. El discurso positivo y el coraje son aspectos clave de una cultura de equipo de proyecto ganadora. Otros elementos incluyen apoyo, respeto, celebración del éxito y transparencia.

Usted está trabajando con el Propietario del Producto (Product Owner) y el Equipo de Desarrollo para estimar las historias del Backlog. El equipo nunca ha trabajado en un producto como este antes y no está seguro si sus estimaciones son lo suficientemente precisas. ¿Qué les recomendaría usar?

• Estimación por afinidad, utilizando el esfuerzo real de una función similar en un proyecto diferente.

• Estimación de camisetas, utilizando tamaños amplios de Pequeño, Mediano o Grande para adaptarse a la variación.

• Estimación de tres puntos, donde el equipo da el promedio de una estimación optimista, pesimista y más probable.

• El propietario del producto debe estimar las tarjetas de historia a medida que obtiene el beneficio de las funciones entregadas.

Answer explanation

La estimación por afinidad es un método de estimación que implica que el equipo agrupe las historias de usuario en función de su tamaño y esfuerzo percibidos. Luego, el equipo compara las historias de usuario dentro de cada grupo con historias de usuario similares de proyectos anteriores para estimar su tamaño.

Ustede se ha unido a una empresa de fabricación de automóviles como nuevo gerente de proyecto. La alta dirección le ha pedido que tome las medidas necesarias para poner en marcha un proyecto en el área correspondiente para el diseño de un nuevo radiador de información electrónico. ¿Qué hará a continuación?

• Revisar las condiciones del mercado y los estándares actuales de la industria.

• Crear un análisis de costo-beneficio y un estudio de viabilidad para un caso de negocio.

• Recopilar los requisitos de alto nivel, el alcance, los hitos y los riesgos para un Acta de Constitución del Proyecto.

• Iniciar el proyecto mediante una reunión de inicio inmediatamente y comenzar a reunir recursos.

Answer explanation

Esta pregunta describe la fase de inicio de un proyecto. El desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto es el primer paso en la fase de inicio. Es un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y proporciona al gerente del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. Incluye un resumen del cronograma de hitos, una descripción general del proyecto y los principales entregables, el riesgo general del proyecto y mucho más.

Está ejecutando un proyecto ágil y se reúne con el equipo para la próxima reunión de planificación de sprint. ¿Qué hará a continuación?

• Negociar el alcance y los costos del proyecto con el patrocinador del proyecto.

• Recorrer tres preguntas con el equipo: ¿Qué hice ayer? ¿Qué haré hoy? ¿Hay algo que me bloquee?

• El equipo de desarrollo demuestra la función funcional al Propietario del Producto (Producto Owner), quien la marca como completa.

• El Propietario del Producto (Product Owner) comparte el backlog actualizado y el equipo lo discute para garantizar una comprensión compartida.

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El propietario del producto comparte el backlog actualizado y el equipo lo discute para garantizar una comprensión compartida. Esta es la actividad más importante que se debe realizar durante la reunión de planificación de sprint, ya que asegura que todos en el equipo estén en la misma página y sepan lo que se debe hacer a continuación.

Empareje las características de una organización funcional (A), orientada a proyectos (B) y matricial (C) con sus características correctas como se muestra a continuación (1, 2, 3):

1.     Este tipo de organización es burocrática y jerárquica, con un intercambio de información limitado entre departamentos. Los empleados generalmente reportan al gerente funcional y prefieren trabajar en silos.

2.     En este tipo de organización existe un intercambio de información saludable entre departamentos. Los empleados generalmente reportan al gerente funcional (para trabajos administrativos diarios) así como al gerente de proyecto (como recurso del proyecto con utilización parcial o total).

3.     Los empleados trabajan en proyectos durante la mayor parte de su tiempo y reportan directamente al gerente de proyecto. Cuando se completa un proyecto, se les reasigna a otro.

• 1-A, 2-B, 3-C

• 1-A, 2-C, 3-B

• 1-C, 2-B, 3-A

• 1-B, 2-A, 3-C

Answer explanation

·        Organización funcional: Este tipo de organización se caracteriza por su estructura jerárquica y burocrática, con un intercambio de información limitado entre departamentos. Los empleados generalmente reportan a un gerente funcional y prefieren trabajar en silos, lo que significa que se enfocan en sus propias áreas de especialización y tienen poco contacto con empleados de otros departamentos.

·        Organización orientada a proyectos: En este tipo de organización, los empleados trabajan en proyectos durante la mayor parte de su tiempo y reportan directamente al gerente de proyecto. Cuando se completa un proyecto, se les reasigna a otro. Esto permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad, ya que los equipos pueden reunirse y disolverse según sea necesario para completar proyectos específicos.

·        Organización matricial: Este tipo de organización combina elementos de estructuras funcionales y orientadas a proyectos. Los empleados reportan tanto a un gerente funcional como a un gerente de proyecto. Esto permite un intercambio de información saludable entre departamentos y una mayor flexibilidad en la asignación de recursos.

Está gestionando su equipo a través de un proyecto difícil, que se ha vuelto más difícil porque muchos miembros del equipo son nuevos e inexpertos y no tienen la capacidad adecuada para realizar el trabajo. Su patrocinador lo está presionando para que mejore el rendimiento de su proyecto. ¿Qué hará a continuación?

• Utilice el modelo de conflicto de Thomas y Kilmann.

• Utilice la coubicación, un portal de conocimiento compartido, capacitación y evaluaciones de equipo.

• Utilice la gestión de conflictos, la influencia y la inteligencia emocional para que su equipo esté de su lado.

• Utilice la lluvia de ideas y el análisis de la causa raíz para llegar al corazón del problema.

Answer explanation

Colocación: El equipo de proyecto trabaja en el mismo lugar físico, esto permitirá que el equipo trabaje en conjunto de manera más efectiva y comparta conocimientos más fácilmente. Puede sacar provecho de la comunicación osmótica.