Pertanyaan Manajemen Pemangku Kepentingan

Anda sedang mengelola proyek otomatisasi bisnis dengan efektif, dan sebagian besar deliverables disampaikan tepat waktu oleh anggota tim. Proyek ini sangat kritis karena akan secara drastis mengurangi waktu dan biaya kegiatan bisnis reguler untuk beberapa departemen. Pemangku kepentingan dan pelanggan telah mengungkapkan kepuasan mereka terhadap proyek ini, tetapi Anda juga dikritik karena jumlah perubahan yang dilakukan dalam proyek. Apa penyebab paling mungkin dari masalah proyek ini?

• Anda gagal mengidentifikasi beberapa pemangku kepentingan kunci dalam proyek Anda.

• Anda seharusnya memiliki lebih banyak pelatihan dan pengalaman manajemen proyek.

• Anggota Change Control Board (CCB) menyetujui hampir semua permintaan perubahan.

• Proyek seharusnya memiliki sistem kontrol perubahan yang lebih baik.

Anda berada dalam proses Monitor Stakeholder Engagement untuk mengevaluasi dan memantau hubungan pemangku kepentingan secara keseluruhan dan memastikan keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat dalam proyek dengan menyesuaikan rencana dan strategi sesuai kebutuhan. Apa input penting untuk proses Monitor Stakeholder Engagement?

• Daftar pelanggan

• Piagam proyek

• Log kontrol perubahan

• Log masalah

Anda berada dalam proses Plan Stakeholder Management untuk mendefinisikan pendekatan untuk mengelola pemangku kepentingan sepanjang siklus hidup proyek sebagai sesuai dengan minat, dampak, pentingnya, dan pengaruh mereka terhadap proyek. Apa input untuk proses Plan Stakeholder Management ini?

• Jaringan dampak/power

• Daftar pemangku kepentingan

• Matriks penilaian keterlibatan pemangku kepentingan

• Log konflik

Anda berada dalam proses Manage Stakeholder Engagement dan fokus untuk memenuhi dan melampaui harapan pemangku kepentingan dengan terus berkomunikasi dengan mereka, menjelaskan dan menyelesaikan masalah mereka, mengatasi kekhawatiran mereka, dan meningkatkan kinerja proyek dengan menerapkan permintaan perubahan mereka. Apa alat & teknik yang digunakan dalam proses ini?

• Keterampilan interpersonal

• Log perubahan

• Log masalah

• Rencana manajemen pemangku kepentingan

Anda ditugaskan sebagai manajer proyek untuk salah satu proyek yang paling penting dan strategis di organisasi Anda. Karena pemangku kepentingan akan memainkan peran penting dalam keberhasilan proyek Anda, Anda berusaha untuk mengidentifikasi semua pemangku kepentingan internal dan eksternal Anda. Dalam kelompok proses manajemen proyek mana Anda akan mengidentifikasi pemangku kepentingan dalam proyek Anda?

• Inisiasi

• Inisiasi dan perencanaan

• Semua kelompok proses

• Perencanaan dan pemantauan & pengendalian

Anda telah mengelola proyek kereta api pemerintah dan berurusan dengan beberapa pemangku kepentingan. Anda telah menghabiskan waktu yang cukup untuk mengidentifikasi semua pemangku kepentingan internal dan eksternal Anda serta minat, tingkat pengaruh dalam proyek Anda, dan harapan kunci mereka. Mengelola harapan pemangku kepentingan adalah tanggung jawab pihak mana?

• Karena manajer proyek tidak dapat mengelola semua pemangku kepentingan dalam proyek besar yang kompleks, manajer proyek dan tim proyek bersama-sama bertanggung jawab untuk mengelola harapan pemangku kepentingan.

• Sponsor proyek, karena individu ini mendanai proyek dan memiliki kontrol lebih besar atas pemangku kepentingan.

• Pemangku kepentingan harus memastikan bahwa harapan mereka dikelola dengan baik dan bahwa mereka menerima informasi yang diperlukan tentang proyek sesuai kebutuhan.

• Ini adalah tanggung jawab manajer proyek saja.

Anda memiliki tiga belas pemangku kepentingan dalam proyek konstruksi yang Anda awasi. Studi awal Anda tentang pemangku kepentingan ini memberi tahu Anda bahwa sebagian besar dari mereka akan mendukung proyek Anda untuk berhasil, tetapi Anda memiliki beberapa pemangku kepentingan yang mungkin berdampak negatif pada proyek Anda. Ada satu pemangku kepentingan tertentu yang sangat Anda khawatirkan karena dia dikenal sangat kritis tentang cara manajer proyek di organisasi mengelola proyek. Dia juga memiliki reputasi meminta banyak perubahan dalam proyek dan secara antagonis mengejar tuntutannya. Anda menyadari bahwa Anda perlu berhati-hati dalam berurusan dengan pemangku kepentingan ini dan berencana untuk mengambil pendekatan mana di antara berikut ini:

• Dengan hati-hati menghilangkan kebutuhan pemangku kepentingan ini dan mengeluarkannya dari daftar pemangku kepentingan.

• Mengadakan diskusi dengan atasan pemangku kepentingan dan mencari cara untuk membuat pemangku kepentingan mendukung proyek secara positif tanpa terlalu kritis dan agresif.

• Cukup berurusan dengan pemangku kepentingan dan menolak permintaannya untuk perubahan.

• Libatkan pemangku kepentingan ini dalam proyek sesegera mungkin dan bekerja sama dengannya sepanjang proyek.

Seorang anggota tim senior yang dapat dipercaya memberi tahu Anda bahwa dua pemangku kepentingan sangat khawatir tentang proyek ERP yang Anda awasi. Pemangku kepentingan pertama sangat panik bahwa setelah ERP diterapkan di departemennya, banyak orang akan kehilangan pekerjaan mereka. Pemangku kepentingan kedua skeptis tentang kemampuan tim untuk menerapkan proyek besar dan kompleks seperti itu. Sebagai manajer proyek, apa yang harus Anda lakukan dalam situasi seperti ini?

• Mengatur pertemuan dengan kedua pemangku kepentingan ini dan membahas kekhawatiran mereka.

• Melaporkan kepada sponsor tentang kedua pemangku kepentingan ini.

• Mengatur sesi tanya jawab tentang proyek dan mengundang semua pemangku kepentingan.

• Anda harus mengirim email resmi kepada pemangku kepentingan meminta mereka untuk mengarahkan pertanyaan tentang proyek secara tertulis kepada Anda.

Saat menganalisis pemangku kepentingan dalam proyek Anda, Anda mengidentifikasi satu pemangku kepentingan yang sangat kuat dan berpengaruh sehingga dia memaksa tim untuk menerapkan banyak permintaan perubahan menit terakhirnya dalam salah satu proyek sebelumnya. Ada juga pemahaman umum bahwa dia menggunakan pengaruhnya untuk memberhentikan proyek yang sangat penting selama pelaksanaan di masa lalu. Apa tindakan terbaik Anda dengan pemangku kepentingan yang persuasif seperti ini?

• Libatkan pemangku kepentingan ini sesedikit mungkin dalam proyek.

• Libatkan pemangku kepentingan ini dari awal dan kelola dia dengan cermat.

• Berikan prioritas tertinggi pada harapan, kekhawatiran, dan masalahnya.

• Dapatkan persetujuan dari sponsor untuk mengeluarkan pemangku kepentingan ini dari proyek.

Anda ditugaskan sebagai manajer proyek untuk menerapkan solusi ERP untuk salah satu pengecer di daerah Anda. Saat ini, Anda sedang bekerja untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dan tingkat keterlibatan, peran, dan tanggung jawab mereka. Siapa yang dapat membantu tim paling banyak untuk mengidentifikasi peran apa yang akan dimainkan pemangku kepentingan dan bagaimana serta apa yang akan mereka kontribusikan pada proyek?

• Sponsor

• Manajemen senior

• Manajer fungsional

• Pemangku kepentingan