U0. ARXIU I CLASSIFICACIÓ DE DOCUMENTACIÓ ADMINISTRATIVA

Què és un arxiu semiactiu?

• Conté documents que han estat treballats i que poden ser necessaris per a la consulta.

• És un arxiu que només conté documents obsolets.

• Són documents que no es poden consultar.

• Conté només documents digitals.

Quins són els inconvenients de la classificació per matèries?

• Cal fer còpies de documents que es refereixen a més d'un assumpte.

• És difícil trobar documents específics.

• Requereix més temps per organitzar els documents.

• No permet la classificació de documents per data.

Quins són els avantatges d'un arxiu descentralitzat?

• Rapidesa d'accés a documents i menor cost de manteniment.

• Major seguretat en la informació.

• Facilitat d'ús per a tots els usuaris.

• Més espai d'emmagatzematge disponible.

Què implica el manteniment d'un arxiu físic?

• Realitzar una labor de manteniment per a la seva correcta conservació i ús.

• Eliminar documents obsolets sense revisió.

• Digitalitzar tots els documents immediatament.

• Arxivar documents sense cap tipus de classificació.

Quines són les condicions d'emmagatzematge adequades per a la documentació?

• Espai adequat, manteniment sistemàtic i perfecta ordenació.

• Condicions d'humitat extremes i falta de llum.

• Emmagatzematge en llocs públics i sense seguretat.

• Desorganització i accés restringit.

Quins són els criteris per a la classificació orgànica?

• Agrupament dels documents segons les estructures administratives del departament.

• Classificació dels documents per data de creació.

• Organització dels documents per tema o contingut.

• Classificació dels documents segons la seva importància.

Quins són els avantatges de l'ordenació alfabètica?

• L'alfabet és conegut per tots i permet l'ampliació segons les necessitats.

• L'ordenació alfabètica és més ràpida que l'ordenació numèrica.

• L'ordenació alfabètica redueix l'espai necessari per emmagatzemar informació.

• L'ordenació alfabètica és útil només per a noms de persones.

Quins són els avantatges de l'ordenació alfabètica?

• L'alfabet és conegut per tots i permet l'ampliació segons les necessitats.

• L'ordenació alfabètica és més ràpida que altres mètodes.

• Permet una millor comprensió dels textos.

• Facilita la creació de noves llengües.

Quina és la importància de la normativa en la gestió d'arxius?

• Estableix les pautes per a la correcta organització i consulta dels documents.

• Permet l'ús lliure dels documents sense restriccions.

• Facilita la destrucció immediata de documents obsolets.

• Prohibeix l'accés a documents importants.

Quina és la importància de la normativa en la gestió d'arxius?

• Estableix les pautes per a la correcta organització i consulta dels documents.

• Permet l'ús lliure dels documents sense restriccions.

• Facilita la destrucció immediata de documents obsolets.

• Prohibeix l'accés a documents importants.