DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL CON FINES ARCHIVÍSTICOS

En el contexto de la función archivística, ¿cuál es la diferencia fundamental entre escanear y digitalizar con fines archivísticos?

• Escanear implica obtener una copia visual del documento, mientras que digitalizar con fines archivísticos incluye procesos técnicos y normativos que garantizan la autenticidad, integridad, metadatos y conservación a largo plazo.

• Escanear y digitalizar con fines archivísticos son procesos idénticos; ambos aseguran que el documento cumpla con requisitos de preservación y trazabilidad.

• Escanear se limita a generar un archivo en PDF o imagen, y la digitalización con fines archivísticos es únicamente la compresión de estos archivos para optimizar el almacenamiento.

• Escanear transforma el documento en un objeto digital interactivo, mientras que digitalizar con fines archivísticos lo conserva exclusivamente en formato físico para evitar su alteración.

Según la normatividad archivística colombiana, ¿cuál es el objeto de la digitalización con fines archivísticos?

• Convertir documentos físicos en imágenes para facilitar su distribución masiva sin restricción de acceso.
  

• Transformar documentos en formato digital, asegurando su autenticidad, integridad, disponibilidad y preservación a largo plazo, en cumplimiento de las normas archivísticas.

• Reducir el espacio físico de almacenamiento mediante la eliminación inmediata de los documentos originales después de escanearlos.

• Modificar el contenido de los documentos para adaptarlos a las necesidades tecnológicas y optimizar su lectura en dispositivos móviles.

¿Cuál es la función principal de los metadatos en archivos digitalizados con fines archivísticos según la normatividad colombiana?

• Servir como etiquetas estéticas para mejorar la presentación visual del documento digital.

• Almacenar información estructurada que describe el contexto, contenido, estructura y condiciones de preservación del documento, garantizando su autenticidad, integridad y recuperación.

• Reducir el peso de los archivos digitalizados para optimizar el almacenamiento en la nube.

• Permitir la conversión automática de documentos digitales a cualquier formato sin pérdida de calidad.

Según los lineamientos del Archivo General de la Nación, ¿cuál es la secuencia correcta de pasos en un proceso de digitalización con fines archivísticos?

• Preparación documental → Captura digital → Control de calidad → Indexación y metadatos → Almacenamiento y preservación.

• Escaneo directo → Eliminación del original → Compresión del archivo → Envío por correo electrónico.

• Captura digital → Preparación documental → Almacenamiento → Indexación → Control de calidad.

• Preparación documental → Compresión → Captura digital → Publicación en la web → Eliminación de originales.

En el contexto de la digitalización con fines archivísticos, ¿qué es el OCR y cuál es su propósito principal?

• Es un software de compresión que reduce el peso de las imágenes para optimizar el almacenamiento en la nube.

• Es un proceso de Reconocimiento Óptico de Caracteres que convierte las imágenes de texto en datos editables y buscables, facilitando la recuperación y gestión documental.

• Es un protocolo de cifrado que protege la información digital contra accesos no autorizados.

• Es una técnica de restauración digital que mejora la resolución y nitidez de las imágenes antiguas.

En el marco de la digitalización con fines archivísticos, ¿qué es la indexación y cuál es su objetivo principal?

• Es la compresión de archivos digitales para facilitar su envío y disminuir el uso de espacio en el servidor.

• Es la creación y asignación de metadatos y referencias que permiten identificar, clasificar y recuperar rápidamente un documento digital dentro de un sistema de gestión documental.

• Es la ordenación física de documentos antes de escanearlos para evitar duplicidades.

• Es la encriptación de documentos digitales para protegerlos contra accesos no autorizados.

Según la normatividad archivística colombiana, ¿en qué formato debe guardarse un documento digitalizado para su preservación a largo plazo?

• PDF/A, por ser un formato normalizado para preservación de documentos electrónicos que garantiza su visualización futura sin depender de software propietario.

• JPG, por su alta compresión y amplia compatibilidad en dispositivos móviles.

• DOCX, por ser un formato editable ampliamente utilizado en oficinas.

• PNG, por su capacidad de mantener transparencia y colores sin pérdida.

Según la normatividad archivística colombiana, ¿qué tipo de documentos deben digitalizarse con fines archivísticos?

• Únicamente los documentos en papel que ocupen mayor espacio físico en el archivo.

• Documentos con valor probatorio, administrativo, legal o histórico, cuya preservación digital garantice su acceso, integridad y autenticidad a largo plazo.

• Todos los documentos físicos sin distinción de valor o vigencia, incluyendo borradores y copias simples.

• Solo documentos que contengan imágenes o gráficos, ya que son más difíciles de transcribir.

En el contexto de la digitalización con fines archivísticos, ¿qué es la resolución y por qué es importante?

• Es el nivel de seguridad del servidor donde se almacenarán los documentos digitalizados, y es importante para evitar el acceso no autorizado.

• Es la decisión administrativa de iniciar un proceso de digitalización, y es importante porque formaliza el proyecto ante la entidad.

• Es la cantidad de píxeles o puntos por pulgada (ppp/dpi) que componen la imagen digital, y es importante porque determina la nitidez, legibilidad y calidad del documento digitalizado.

• Es el tamaño físico del archivo en megabytes, y es importante porque define el espacio necesario en el servidor.

Según la normatividad archivística colombiana, ¿qué se entiende por preservación a largo plazo en el contexto de documentos digitalizados?

• Guardar los documentos en servidores de gran capacidad para evitar quedarse sin espacio de almacenamiento.

• Garantizar que los documentos digitales conserven su autenticidad, integridad, legibilidad y accesibilidad durante todo el tiempo que sea necesario, sin importar los cambios tecnológicos.

• Imprimir una copia en papel de los documentos digitalizados para asegurar su disponibilidad.

• Mantener los documentos digitales en el mismo software y equipo con los que fueron creados para evitar incompatibilidades.