Chủ sở hữu sự kiện

Nhân viên của công ty tổ chức sự kiện

Các tình nguyện viên tham gia tổ chức sự kiện

Các khách hàng tham dự sự kiện

Các nhà tài trợ sự kiện

Các nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm cho hoạt động tổ chức sự kiện như nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm, nhà cung cấp trang thiết bị nội thất tại địa điểm sự kiện... 

Các chuyên gia tư vấn tổ chức sự kiện

Nhân viên của công ty tổ chức sự kiện

Tầm nhìn cho sự kiện được thiết lập dựa trên nghiên cứu các bên liên quan của sự kiện.

Tầm nhìn cho sự kiện được thiết lập tuân theo công thức Tại sao (Why)? Ai (Who)? Khi nào (When)? Ở đâu (Where)? Cái gì (What)? Như thế nào (How)?

Tầm nhìn cho sự kiện được thiết lập dựa trên việc xác định lý do tổ chức sự kiện.

Tầm nhìn cho sự kiện được thiết lập dựa trên xác định cách thức làm thế nào để tổ chức sự kiện.

Tại sao sự kiện được tổ chức?

Tại sao các nhà tài trợ muốn đầu tư vào sự kiện này?

Tại sao phải lên kế hoạch chương trình hoạt động cho sự kiện?

Tại sao phải phân công nhiệm vụ cho nhân viên thực hiện tổ chức sự kiện?

Ai sẽ là khách hàng tham dự sự kiện?

Ai là những người hưởng lợi từ sự kiện này?

Ai là những bên liên quan đến sự kiện?

Ai là nhân viên sẽ nhận nhiệm vụ tổ chức sự kiện?

Điều gì làm thỏa mãn người tham dự và khiến họ cảm thấy sự kiện thú vị?

Điều gì sẽ thu hút khách hàng tiếp tục đến với sự kiện tiếp theo?

Kỳ vọng của các bên liên quan là gì?

Các chương trình hoạt động sẽ được tổ chức trong sự kiện là gì?

Khi nào là thời điểm tốt nhất tổ chức sự kiện?

Có sự kiện cạnh tranh nào tổ chức đồng thời với sự kiện của bạn không?

Khi nào sẽ ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện?

Khi nào sẽ ký hợp đồng hợp tác với nhà cung cấp hoa cho sự kiện?

Sự kiện nên được tổ chức ở đâu?

Người tham dự sự kiện đến từ đâu? Người địa phương, khách từ các tỉnh khác trong cả nước, hay khách quốc tế…?

Đặt sân khấu chính ở đâu trong khu vực tổ chức sự kiện?

Đặt bàn ghế khán giả ở đâu trong khu vực tổ chức sự kiện?

Ngân sách tổ chức sự kiện được thiết kế như thế nào?

Nên thiết kế hình ảnh, thương hiệu cho sự kiện theo chủ đề ý tưởng (concept) như thế nào?

Nên mặc trang phục nào đến dự sự kiện?

Nên đi phương tiện nào đến dự sự kiện?

Specific - Measurable - Attainable - Realistic - Timebased

Special - Measurable - Attainable - Realistic - Timebased

Specific - Minimum - Attainable - Realistic - Timebased

Specific - Measurable - Available - Realistic - Timebased

Sự kiện của tôi sẽ mang lại lợi nhuận cao hơn sự kiện trước đó.

Sự kiện của tôi sẽ hữu ích cho tất cả những đối tượng khán giả tham dự.

Sự kiện của tôi sẽ mang lại lợi nhuận cao hơn 20% so với sự kiện trước đó của công ty.

Sự kiện của tôi sẽ mang lại lợi nhuận cao cho công ty.

Sự kiện Hội chợ năm nay do công ty tôi tổ chức sẽ lôi kéo được 10.000 người tham dự trong thời gian chuẩn bị tổ chức là 1 tuần.

Sự kiện Hội chợ năm nay do công ty tôi tổ chức sẽ thu hút được gấp 5 số lượng người tham dự với chi phí chỉ bằng 1 nửa sự kiện năm ngoái.

Sự kiện Hội chợ năm nay do công ty tôi tổ chức sẽ thu được doanh thu phí đăng ký gian hàng cao hơn 20% so với sự kiện năm ngoái.

Sự kiện Hội chợ năm nay do công ty tôi tổ chức sẽ đạt lợi nhuận cao hơn 200% so với sự kiện năm ngoái.

75% người tham dự sẽ trả phí đăng ký đúng hạn.

80% người tham dự sẽ đăng ký tham gia trước thời gian tổ chức sự kiện 2 tuần.

Cả 2 phương án trên đều đúng.

Cả 2 phương án trên đều sai.

Ý nghĩa của việc sử dụng RFP (Request For Proposal) trong tổ chức sự kiện là để đảm bảo rằng các nhà cung cấp đảm bảo đáp ứng tất cả các yêu cầu của bạn.

Để đảm bảo đạt được mục tiêu của sự kiện, thường phải gửi RFP (Request For Proposal) cho từ 3 - 5 nhà cung cấp khác nhau cho 1 hạng mục của sự kiện.

Cả 2 đáp án trên đều đúng.

Cả 2 đáp án trên đều sai.

Là tất cả các công việc phải được thực hiện để cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hoặc kết quả tổ chức sự kiện với các tính năng và chức năng cụ thể.

Là tất cả các chương trình hoạt động được diễn ra trong 1 sự kiện.

Là tập hợp tất cả các bên liên quan của một sự kiện được tổ chức.

Là việc lên kế hoạch tổ chức 1 sự kiện.

Là tất cả các công việc phải được thực hiện để cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hoặc kết quả tổ chức sự kiện với các tính năng và chức năng cụ thể.

Là tất cả các chương trình hoạt động được diễn ra trong 1 sự kiện.

Là tập hợp tất cả các bên liên quan của một sự kiện được tổ chức.

Là việc lên kế hoạch tổ chức 1 sự kiện.

Việc thiết lập phạm vi dự án sự kiện chỉ có ý nghĩa đối với các sự kiện lớn.

Các sự kiện nhỏ (như tổ chức đám cưới…) không cần thiết phải thiết lập phạm vi dự án.

Dù sự kiện tổ chức lớn hay nhỏ thì việc thiết lập phạm vi dự án trong quá trình lập kế hoạch sự kiện cũng rất quan trọng.

Thiết lập phạm vi dự án để đảm bảo bạn thực hiện chính xác tất cả các công việc cần thực hiện của dự án, và đảm bảo đạt kỳ vọng của khách hàng.

Kế hoạch cho dự án tổ chức sự kiện là tài liệu mô tả cách thức một dự án tổ chức sự kiện được hoàn thiện trong một khoảng thời gian nhất định. 

Kế hoạch cho dự án tổ chức sự kiện bao gồm các hạng mục nhiệm vụ công việc của các bên liên quan cần phải hoàn thành theo lộ trình để đạt được mục tiêu của sự kiện.

Cả 2 đáp án trên đều đúng.

Cả 2 đáp án trên đều sai.

Quản lý chất lượng (Quality Management)

Lập kế hoạch chất lượng (Quality Planning)

Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance)

Kiểm soát chất lượng (Quality Control)

Chính sách (Policies)

Bản mô tả công việc

Quy trình thủ tục (Procedures)

Bản phân công nhiệm vụ

Tạo động lực, khiến cho sự kiện trở nên thú vị và hấp dẫn đối với cả những người tổ chức sự kiện và khách hàng tham gia sự kiện.

Tạo ý nghĩa, loại bỏ sự nhàm chán đối với mỗi sự kiện được tổ chức.

Cả 2 phương án trên đều sai.

Cả 2 phương án trên đều đúng.

Cần giao tiếp về điều gì? Nội dung cần giao tiếp là gì?

Ai chịu trách nhiệm truyền đạt nội dung giao tiếp? Ai là người nhận nội dung giao tiếp?

Mức độ thường xuyên/tần suất cần giao tiếp?

Phương thức giao tiếp là gì?

Hợp đồng cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện (nhà hàng, khách sạn, khu vực vui chơi ngoài trời…)

Hợp đồng dịch vụ truyền thông sự kiện.

Hợp đồng bảo hiểm.

Hợp đồng vật tư sự kiện (hoa tươi, bàn ghế, đồ vật trang trí, đồ ăn uống…)

Hợp đồng cung cấp thường cố định và không thể đàm phán.

Khuyến khích nên sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý cho những hợp đồng cung cấp phức tạp.

Nên xác định các rủi ro có thể có trong ký kết và thực hiện hợp đồng.

Đảm bảo không ký kết hợp đồng cho đến khi tất cả các điều kiện trong hợp đồng thỏa mãn yêu cầu của bạn.

Ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp là khâu cuối cùng trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Sau giai đoạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện là giai đoạn sản xuất sự kiện/thực hiện tổ chức sự kiện.

Các công việc liên quan đến quản trị dự án trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm nhưng không giới hạn các công việc: Thiết lập phạm vi dự án, xây dựng hệ thống quản trị chất lượng sự kiện, xây dựng các chính sách và quy trình thủ tục tổ chức sự kiện, xây dựng kế hoạch lộ trình tổ chức sự kiện, xây dựng ma trận giao tiếp với các bên liên quan của dự án...

Tất cả các phương án đều đúng.

có thể đe dọa tới

đã tác động tới

đang tác động tới

Không có đáp án đúng

Quản lý khủng hoảng

Quản lý rủi ro

Quản lý chất lượng

Quản lý sự kiện

các nhà cung cấp liên quan

người tham dự sự kiện

cả bên trong và bên ngoài tổ chức

nhân viên của công ty tổ chức sự kiện

Lập bảng phân tích SWOT

Lập bảng phân tích SMART

Lập bảng mô tả sự việc

Lập bảng kế hoạch hành động

Chuẩn bị lập kế hoạch trước sự kiện

Marketing cho sự kiện

Tổ chức sản xuất sự kiện

Phát hành trải nghiệm sự kiện

Xin tài trợ cho sự kiện

Đặt mục tiêu cho sự kiện

Lên kế hoạch cho các nguồn doanh thu và ngân sách

Cả 2 phương án đều đúng

Cả 2 phương án đều sai

Xác định rủi ro

Phân tích rủi ro

Lập kế hoạch với rủi ro

Không có đáp án đúng

Chuyển rủi ro sang cho một bên thứ 3 (ví dụ: ký hợp đồng với bên bảo hiểm).

Thêm điều khoản về "Hủy bỏ" vào trong hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp.

Thêm điều khoản "Bất khả kháng" vào trong hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp.

Tất cả các phương án đều đúng.

Thông tin về địa điểm.

Thông tin về người liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.

Thông tin về nhân viên y tế tại chỗ và chăm sóc y tế khẩn cấp.

Tất cả các phương án đều đúng.

Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính

Bảng kế hoạch ngân sách

Báo cáo bán hàng

Doanh thu

Chi phí

Số lượng

Chất lượng

Chi phí cố định

Chi phí biến đổi

Chi phí trực tiếp

Chi phí gián tiếp

Chi phí cố định

Chi phí biến đổi

Chi phí trực tiếp

Chi phí gián tiếp

Chi phí cố định

Chi phí biến đổi

Chi phí trực tiếp

Chi phí gián tiếp