MF0978_2

¿Cuáles son las funciones de archivo?

• a. Reunir la documentación

• b. Organizar: clasificar + ordenar

• c. Conservar y difundir

• d. Todas son correctas

En el sistema de archivo suspendido la información se encuentra:

• a.Los documentos se encuentran unos encima de otros

• b. Los documentos se disponen a continuación unos de otros

• c. La documentación no se encuentra apoyada, sino, colgada

• a y b son correctas

Las Cajas de archivo definitivo...

• Son de cartón con tapas rígidas y dotados de anillas donde se introducen los documentos previamente taladrados; pueden abrirse o cerrarse gracias a una palanca.

• Se utilizan para documentos que se utilizan continuamente, o bien aquellos que están en espera de ser archivados.

• Son de cartón o plástico y pueden contener carpetas simples de un asunto o expediente.

• Contienen documentos, consultados con frecuencia, relacionados con un mismo expediente.

Los armarios de oficina...

• Se usan en despachos con documentos de consulta frecuente

• Se usan en archivos definitivos, para guardar material auxiliar de localización. En oficinas para documentos de uso frecuente.

• Se usan en bibliotecas, como resumen de los libros y en las empresas, como extracto de datos de clientes, proveedores…

• Ninguna escorrecta

Indica cuál es el orden correcto siguiendo el criterio alfabético ascendente de los siguientes nombres de personas. (Coloca primero los apellidos y después el nombre después de ordenarlos. Lo que esta en rojo es el nombre

• Fernando Salazar Álvarez

  Yasiris Alvear Sinaloa

  Ramón Alberto Juárez del Olmo

  Melania Ana Sandoval Castro

• Sandoval Castro, Melania Ana

  Alvear Sinaloa, Yasiris

  Juárez del Olmo, Ramón Alberto

  Salazar Álvarez, Fernando

• Alvear Sinaloa, Yasiris

  Juárez del Olmo, Ramón Alberto

  Salazar Álvarez, Fernando

  Sandoval Castro, Melania Ana

Clasifica por orden alfanumérico los siguientes números de factura

• 1T IP 78

  1T ADM 58

  2T IP 05

  2T ADM 21

• 1T ADM 58

  1T IP 78

  2T ADM 21

  2T IP 05

• 2T IP 05

  1T ADM 58

  1T IP 78

  2T ADM 21

Indica de entre las siguientes cuáles son las razones para que las empresas archiven sus documentos:

• Por imperativo legal La Ley obliga a la empresa a guardar ciertos

  documentos relacionados con su actividad

• Por propio interés La información es la base de la toma de muchas

  decisiones.

• Para la consulta de datos. Cada empresa tendrá que marcar las

  pautas que indiquen qué documentos se deben archivar y cuáles no.

• Todas son correctas

El archivo descentralizado es:

• Cada departamento o sección guardará los documentos propios, y pasado un tiempo se llevarán a un depósito común.

• Descentraliza, el archivo por departamentos para los documentos que estén vigentes en un proceso, centraliza en un archivo, y central, los documentos comunes a todos los departamentos, y mantiene dentro de este archivos específicos para cada departamento o sección.

• Todos los documentos de la organización se guardan en un mismo lugar, independientemente de los departamentos o secciones a los que pertenezca la documentación.

• Es aquel que no ha sido bien organizado por lo cual esta descentralizado

El archivo activo es:

• Documentos que se consultan con frecuencia porque son recientes o hacen referencia a procesos en curso.

• Se guardan documentos procedentes del archivo activo. Han dejado de estar vigentes pero no se pueden eliminar porque tienen valor para la empresa o porque la ley exige su conservación

• Contienen documentos que no son útiles en la actividad diaria, porque han perdido su actualidad o vigencia. La documentación se guarda por razones legales o para alguna consulta. Permanecerán aquí hasta su destrucción

• Ninguna es correcta

¿Qué es el expurgo del archivo?

• Es la destrucción de la información digital de a empresa

• Es como el formateo de los discos duros de la empresa para dar mayor espacio

• El expurgo consiste en la destrucción de la documentación que haya prescrito y carezca de utilidad para la empresa.

• Son los archivos del Vaticano