Standard Operating Procedures

Di bawah ini adalah fungsi SOP, kecuali :

• SOP membantu memastikan bahwa tugas atau proses tertentu dilakukan dengan cara yang konsisten setiap kali dilakukan.

• Sebagai alat pelatihan untuk mengajarkan karyawan tentang cara melakukan tugas atau proses tertentu dengan benar.

• Organisasi tidak dapat mengidentifikasi langkah-langkah yang paling efisien untuk menyelesaikan tugas atau proses tertentu

• SOP juga dapat digunakan untuk memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan dan standar industri yang berlaku.

Apa hubungan SOP dengan kualitas kerja?

• Secara langsung tidak ada hubungan antara penggunaan SOP dengan kualitas kerja

• SOP seharusnya juga meningkatkan efisiensi operasional dengan memungkinkan karyawan bekerja lebih cepat, mengurangi kesalahan, dan menghindari pemborosan waktu dan sumber daya.

• SOP hanya berfungsi untuk meningkatkan efektifitas kerja dengan menstandarkan aktivitas-aktivitas sehingga suatu pekerjaan dilakukan dengan cara yang sama

• SOP juga tergantung kepada individu-individu yang melaksanakan sehingga kualitas kerja bisa bervariasi

Format-format Penulisan SOP

• Simple, Hierarkis, Bergambar, Flowchart

• Simple, Kompleks, Graphics, Flowchart

• Simple, Interchangeable, Swimlane, Flowchart

• Simple, Dynamic, Matrix, Flowchart

Sistem Klasifikasi Dokumen dari atas ke bawah secara urut adalah sebagai berikut:

• Rekaman/Formulir -> Instruksi Kerja -> Prosedur -> Kebijakan/Pedoman

• Prosedur -> Kebijakan/Pedoman -> Instruksi Kerja -> Rekaman/Formulir

• Instruksi Kerja -> Kebijakan/Pedoman -> Prosedur -> Rekaman/Formulir

• Kebijakan/Pedoman -> Prosedur -> Instruksi Kerja -> Rekaman/Formulir

Yang bukan merupakan komponen penulisan SOP adalah:

• Purpose

• Procedure

• Scope

• People

Pemilihan format penulisan SOP ditentukan oleh :

• Jumlah Person in Charge dan Jumlah Keputusan

• Jumlah Langkah dan Jumlah Keputusan

• Jumlah Keputusan dan Alur Proses

• Jumlah Langkah dan Aktivitas Validasi SOP

Secara ringkas, fungsi dan manfaat SOP adalah sebagai :

• Standard, Control, Validation

• Decision, Policy, Control

• Standard, Reliability, Reference

• Reference, Repetition, Responsibility

Salah satu cara untuk membuat SOP adalah dengan RACI Matrix. RACI adalah singkatan dari :

• Responsible, Accountable, Consulted, Informed

• Reference, Audited, Collaborated, Informed

• Responsible, Audited, Controlled, Initiated

• Reliability, Accountability, Controlled, Initiated

Dalam Sistem Klasifikasi Dokumen, dokumen yang menggambarkan bagaimana cara melakukan suatu pekerjaan tertentu adalah :

• Intsruksi Kerja

• Kebijakan

• Pedoman

• Prosedur

Yang bukan merupakan pengertian Pemetaan Proses Bisnis adalah:

• Menggambarkan secara rinci setiap langkah atau tahapan dalam suatu proses bisnis dari awal sampai akhir

• Meliputi input, aktivitas-aktivitas, output

• Memudahkan pemahaman yang lebih mendalam, mengetahui potensi risiko, dapat mengidentifikasi kelemahan dalam proses kerja

• Karena sifatnya melihat aktivitas-aktivitas kerja, sehingga tidak dapat melihat secara keseluruhan (The Whole Picture)