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La Junta Directiva del Archivo general de la Nación no podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico
FALSO
VERDADERO
Archivo privado significa:
Archivos custodiados
Archivos con acceso restringido
Archivos que se encuentran custodiados por personas naturales.
Archivos que se encuentran con acceso restringido por personas jurídicas
Archivos que se encuentran custodiados o con acceso restringido por personas naturales y jurídicas.
Los documentos privados son los que han sido elaborados por o con la participación de un funcionario público competente.
VERDADERO
FALSO
Cuando se preservan los documentos, con el fin de proteger la identidad, ya que pueden sensibilizar a la ciudadanía. a entidades incluyendo a instituciones que pueden integrar al patrimonio documental del país.
Esto hace referencia a:
Interés cultural
Régimen de estímulos
Registro de archivos
Asistencia a los archivos privados
Una carpeta digital:
Es la agrupación de archivos de datos
Es un A3 doblado
Es lo que se cuelga en los archivadores
Todas las respuestas anteriores son correctas
Cuáles son las documentaciones administrativas?
Radio, tv, cartas, circulares.
Cartas, memorándums, circulares, emails, tv
Correo electrónico, cartas, memorándums, circulares.
Los documentos requeridos como obligatorios por las normas ISO se identifican porque:
Son 6 procedimientos obligatorios
Son 6 procedimientos mas 21 tipo de formatos
Siempre van a decir: Mantener o conservar información documentada
Conservar información documentada se refiere a:
Que debo resguardar evidencias para demostrar y dar confianza de que los procesos se realizan de acuerdo a lo planificado
Que debo tener evidencias para establecer criterios de cómo llevar a cabo las operaciones
La empresa determina cuales registros debe resguardar
Una organización tiene la flexibilidad en la manera en que selecciona la documentación de su SG
Falso
Verdadero
Paso
Cada organización debe desarrollar la cantidad de documentos que necesite para demostrar la eficacia de la planificación, operación, control y mejora continua del SG y los procesos
Falso
Verdadero
Selecciona dos ejemplos de "Documento"
Quejas del cliente, auditorías internas, revisión por la dirección
Manual, plan de control, formulario.
Registro, especificación, procedimiento, plano, informe, norma
Estructura de un procedimiento
1 Título y alcance, 2 Tabla de contenidos,
3 Revisión, aprobación y modificación, 4 Política y objetivos de gestión
5 Organización, responsabilidad y autoridad, 6 Referencias
7 Descripción del sistema, 8 Anexos
1 Título, 2 Propósito, 3 Alcance
4 Responsabilidad y autoridad
5 Descripción de actividades, 6 Registros, 7 Anexos
8 Revisión, aprobación y modificación
9 Identificación de cambios, 10 Medidas de SST, 11 Medidas de control ambiental
Toda la información documentada debe crearse considerando:
•Título, fecha, autor o número de referencia;
•El formato y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
•la revisión y aprobación
Falso
Esta muy difícil
Verdadero
En la empresa, cuando hablamos del archivo, entendemos que se trata de:
Un conjunto ordenado de mercancía que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.
Un conjunto ordenado de herramientas tecnológicas que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.
Un conjunto ordenado de documentos que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.
Un conjunto ordenado de material de oficina que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.
Las empresas disponen de archivo por:
Ø Imperativo histórico. La historia de la empresa obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.
Ø Interés de los directivos. La información se encuentra en los documentos.
Ø Imperativo legal. La ley obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.
Ø Interés propio. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones empresariales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.
Ø Consejo legal. La ley aconseja guardar determinada documentación relacionada con su actividad.
Ø Interés de la sociedad. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones sociales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.
Ø Imperativo legal. La ley obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.
Ø Interés de los consumidores. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones de consumo; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.
El archivo es
la memoria de la empresa, y, como tal, hay que atenderlo y cuidarlo con esmero.
la historia de la empresa, y, como tal, hay que tratar de cuidarlo por si acaso
la memoria de la empresa, pero no es necesario tenerlo
la memoria de la empresa, necesaria para ser estudiada por los nuevos trabajadores
Las funciones del archivo se pueden concretar en las siguientes:
Ø Guardar la documentación.
Ø Facilitar localización de los documentos.
Ø Constituir un centro de información.
Ø Cumplir con los mandatos judiciales
Ø Custodiar la documentación.
Ø Tener localizados los documentos.
Ø Constituir un centro de información no muy activo
Ø Cumplir con lo establecido en las normas de la propia empresa
Ø Guardar, conservar y custodiar la documentación.
Ø Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos.
Ø Constituir un centro activo de información.
Ø Cumplir con las disposiciones legales.
Ø Conservar la documentación.
Ø Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos.
Ø Constituir un centro poco acrtivo de información.
Ø Cumplir con las disposiciones legales.
Los documentos también tienen su ciclo vital que consta de cuatro fases:
Ø Nacimiento. Cuando se generan (o llegan), comienza su existencia.
Ø Madurez. Durante el tiempo que los manejamos o trabajamos con ellos.
Ø Declive. Comienza cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos.
Ø Muerte. Cuando desaparecen, porque ya no sirven y se eliminan.
Ø Creación. Cuando se crean los documentos
Ø Madurez. cuando cumplen 10 años
Ø Declive. Comienza cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos.
Ø Muerte. Cuando desaparecen, porque ya no sirven y se eliminan.
Ø Nacimiento. Cuando se generan los documentos
Ø Madurez. cuando cumplen 7 años
Ø Declive. Comienza cuando el cliente o proveedor ya no existe
Ø Muerte. Cuando se tiran a la papelera
Ø Creación. Cuando se crean los documentos
Ø Madurez. cuando cumplen 10 años
Ø Declive. Comienza cuando el cliente o proveedor ya no existe
Ø Muerte. Cuando se tiran a la papelera
Atendiendo a la frecuencia con que se consulta la documentación los archivos son:
Ø Archivo centralizado
Ø Archivo descentralizado
Ø Archivo mixto
Ø Archivo Activo
Ø Archivo descentralizado
Ø Archivo mixto
Ø Archivo activo
Ø Archivo semiactivo
Ø Archivo definitivo
Ø Archivo activo
Ø Archivo semiactivo
Ø Archivo mixto
Archivo descentralizado
En este caso, la documentación se reparte entre diversas secciones y pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común.
La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, el archivo central, desde el que se atiende a los distintos departamentos
Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha.
Para la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que todavía no se puede eliminar, porque la ley obliga a conservarla o porque sigue teniendo valor para la empresa
Archivo centralizado
En este caso, la documentación se reparte entre diversas secciones y pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común.
Combina lo mejor de los sistemas descentralizado y mixto, para aprovechar las ventajas y evitar en lo posible los inconvenientes.
La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, el archivo central, desde el que se atiende a los distintos departamentos
Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha
Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha.
Archivo mixto
El archivo activo
El archivo semiactivo
El archivo definitivo o inactivo
Para la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que todavía no se puede eliminar, porque la ley obliga a conservarla o porque sigue teniendo valor para la empresa.
El archivo activo
El archivo semiactivo
El archivo definitivo o inactivo
Archivo mixto
Esta técnica consiste en convertir los documentos en papel en imágenes digitales, empleando la tecnología del escaneado.
Microfilmación
Digitalización
Archivo activo
Streaming
Para guardar los documentos que, aunque hayan perdido su vigencia o actualidad, siguen teniendo un valor histórico o documental para la empresa.
Archivo mixto
El archivo activo
El archivo semiactivo
El archivo definitivo o inactivo
La principal finalidad del archivo es:
Ayudar a localizar la información de manera fácil y rápida.
Custodiar, guardar y conservar la documentación
Cumplir con las normativas legales en materia de conservación de documentos durante un periodo de tiempo determinado
Todas son correctas
¿Qué es una carpeta?
Utensilio para guardar papeles que consiste en una lámina de cartón o plástico doblada por la mitad
Cajas de cartçon de pequeño tamaño en la que guardar la documentación que debe conservar la empresa.
Cajones metálicos en los que guardar la documentación de la empresa
Piezas de cartulina de diferentes tamaños utilizadas para realizar anotaciones.
¿Cuál es la definición de archivo en la empresa?
Conjunto de documentos relacionados con la facturación de la empresa.
Edificio en el que la empresa guarda la documentación
Conjunto ordenado de documentos que se guardan conforme a unas normas y criterios establecidos en un lugar determinado
Todo tipo de documentos relacionados con los clientes de la empresa.
¿Qué es un archivo activo?
Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente
Aquel la documentación es consultada por su valor administrativo, legal, operativo
Aquel en el que los documentos no pierden vigencia.
Todas son correctas
Los documentos que ya no están en vigencia, pero se conservan por su valor histórico o documental. Se encuentran en
Archivo activo
Archivo inactivo o pasivo
Archivo mixto
Archivo semiactivo
Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.
Documento
Depuración
Encuadernación
Folio
Documento escrito a mano.
Mapa
Marca de Agua
Manuscrito
Organigrama
Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
Registro Topográfico
Original
Patrimonio Documental
Protocolo
Los documentos son unidades de información independientemente tipo de soporte
Falso
Verdadero
El documento, que contienen información escrita sobre algún aspecto.
Iconográfico
Borrador
Escrito
Textual
La finalidad es dejar constancia de la gestión de una actividad determinada. Es un documento de valor:
Jurídico
Legal
Administrativo
Ninguna de las anteriores
Este valor expresa la finalidad para la cual se ha creado el documento, tiene un período de vigencia.
Valor primario
Valor secundario
Ciclo vital del documento
Cuando hablamos de ciclo vital en los documentos hacemos referencia:
Tiempo en que se utiliza el documento.
Eliminación del documento.
Edades que cumple el documentos a largo de su vida
Ninguna de las anteriores
Se denomina archivo de gestión a:
El lugar donde se guarda el archivo
El archivo que se guarda en una dependencia ya que usa con frecuencia.
Archivo donde se envían los documentos de poco uso.
Ninguna de las anteriores
Los documentos imperativos son:
Aquellos que facilitan cualquier actividad en la empresa
Los que siempre deben presentarse en original
Las minutas
Los que emiten como normas, las cuales se deben obedecer
¿Que registro da a conocer la Identidad de una persona a la sociedad, mostrando su nacionalidad y afiliación?
Registro Civil
Registro de Nacimiento
Registro de Nacionalidad
¿Que Registro declara la Muerte de Una Persona?
Registro Civil
Registro de Fallecimiento
Registro de Defunción
¿Que Documento acredita a una persona la adquisición de una Vivienda?
Documento de Propiedad
Documento de Acreditación
Documento de Vivienda
¿Documento que se Adquiere de una empresa de donde se trabaja?
Constancia de trabajo
Constancia de Asistencia
Certificaciones
¿Que es el Carnet?
Documento que acredite la Vida
Documento que Acredite a una Persona Mayor
Documento que acredita una autorización a una persona en Cualquier lugar
¿Qué es un archivo activo?
Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente
Aquel la documentación es consultada por su valor administrativo, legal, operativo
Aquel en el que los documentos no pierden vigencia.
Todas son correctas
Que es un formato?
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Documentos que tienen el objetivo de estandarizar la presentación y contenido de alguna información. El formato diligenciado es un registro.
Documento similar al procedimiento, pero que hace referencia a pasos técnicos u operativos dentro de una misma actividad.
Ninguna de las Anteriores
Que es un procedimiento?
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión y en el archivo central.
Documento que contiene directrices y lineamientos específicos de un área o tema en particular, los cuales son aprobados por la alta dirección.
Documento que describe el detalle pasó a paso de una actividad dentro de un proceso.
La memoria permanente de las instituciones y de la humanidad.
Archivos
Computadora
Documentos
Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación, archivo, localización, control, uso y disposición de los documentos que proveen evidencia de las actividades de una institución.
Archivar
Administración de documentos
Sistema de archivo
Sistema de cargo
Corresponden a las características internas del documento:
Clase, tipo, forma, formato y cantidad.
Entidad productora, origen funcional, fecha y lugar de producción y contenido sustantivo.
Seriado, unicidad, objetividad, integridad e interrelación.
Todas las anteriores.
Los caracteres de los documentos son:
Clase, tipo, forma, formato y cantidad.
Entidad productora, origen funcional, fecha y lugar de producción y contenido sustantivo.
Seriado, unicidad, objetividad, integridad e interrelación.
Todas las anteriores.
Los elementos de un documento de archivo son:
Clase, tipo, forma, formato y cantidad.
Entidad productora, origen funcional, fecha y lugar de producción y contenido sustantivo.
Seriado, unicidad, objetividad, integridad e interrelación.
Soporte, técnica, estructura y contenido.
Según el soporte los documentos se clasifican en:
Clase, tipo, forma, formato y cantidad.
Textuales, gráficos, imagen, cinta y otros.
Seriado, unicidad, objetividad, integridad e interrelación.
Soporte, técnica, estructura y contenido.
Según el productor o autor los documentos se clasifican:
Clase, tipo, forma, formato y cantidad.
Textuales, gráficos, imagen, cinta y otros.
Seriado, unicidad, objetividad, integridad e interrelación.
Documento público y documento privado.
Según su finalidad los documentos se clasifican en:
Dispositivos, informativo y testimoniales.
Textuales, gráficos, imagen, cinta y otros.
Seriado, unicidad, objetividad, integridad e interrelación.
Documento público y documento privado.
La tabla de retención documental es:
Información registrada o contenida en cualquier forma o medio utilizado.
Toda información generada enviada, recibida o almacenada en algún medio electrónico.
Documento producido o recibido por entidades oficiales o del estado.
Listado de series documentales con sus correspondientes tipos, en donde se les establece el tiempo de permanencia en cada una de las fases del ciclo vital del documento.
Los principios generales que rigen la función archivística son:
Fines de los archivos, importancia de los archivos, institucionalidad e instrumentalidad
Responsabilidad, dirección y coordinación de la función archivistica, administración y acceso, racionalidad, modernización
Función de los archivos, manejo y aprovechamiento de archivos, interpretación
Fines de los archivos, importancia de los archivos, institucionalidad e instrumentalidad, función de los archivos, manejo y aprovechamiento de archivos, interpretación
Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
Archivo general de la nación, archivo general del departamento y archivo general del municipio
Archivo general de la nación, archivo general del departamento, archivo general del municipio y archivo general del distrito
Archivo general del departamento, archivo general del municipio y archivo general del distrito
Archivo general de la nación, archivo general del departamento, y archivo general del distrito
El AGN Archivo General de la Nación, tiene como finalidad contener los documentos históricos de todos los sucesos ocurridos en nuestro país, con el objetivo de preservar el patrimonio histórico de la nación.
FALSO
VERDADERO
