Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện

Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện

Thứ 4, cần có sự kiểm tra đánh giá của một người khác có chuyên môn về lập dự toán ngân sách (độc lập với người lập dự toán).

Để tránh bỏ sót các hạng mục chi phí, khi liệt kê chi phí người ta thường chú ý đến những điểm sau:

Thứ nhất: mọi hạng mục cần phải quan tâm đến tất cả các khoản mục chi phí có liên quan đến việc lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện công việc.

Thứ hai, chi phí dự phòng để hoàn tất công việc

Thứ 3, cần có các biểu mẫu sẵn về thống kê chi phí (cho từng công việc, từng hạng mục đối với từng loại hình sự kiện cụ thể) để nhắc nhở người lập dự toán không bỏ sót một chi tiết nào.

Tính toán chi phí theo danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho sự kiện (như lao động, trang thiết bị, dịch vụ…).

Thống kê các chi phí cho tổ chức sự kiện có thể tiến hành theo các phương pháp sau:

Tính toán chi phí theo trình tự công việc trong chương trình

Tính toán chi phí theo hình thức hỗn hợp: đó là phương pháp kết hợp cả hai phương pháp nói trên

VD: Chương trình hội thảo chuyên đề về sản phẩm của một công ty Việt Nguyên tại khách sạn X ở Đồ Sơn – Hải Phòng

Ngày 1: Từ 14h-17h đón khách tại khách sạ

Theo chương trình hội thảo nêu trên, các khoản mục chi phí cho các dịch vụ có thể thống kê theo mẫu sau:

Loại chi phí: chi phí ăn uống

Loại chi phí: chi phí lưu trú

Các bảng dự toán chi phí cho các hạng mục chi phí khác nhau như: thuê trang thiết bị, tổ chức vận chuyên, giải trí…cũng được thực hiện tương tự.

Sau khi có bảng dự toán chi phí chi tiết cho từng loại (hoặc từng công việc), cần có một bảng dự toán chi phí tổng hợp.

Chi phí cho việc sáng tạo các ý tưởng, lập chương trình, kế hoạch cho sự kiện có vai trò gì trong dự toán ngân sách?

Các khoản chi phí dự phòng là gì và tại sao cần phải xem xét chúng trong khi lập dự toán?

Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước có ảnh hưởng như thế nào đến ngân sách tổ chức sự kiện?

Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện có những gì?

Giá trọn gói sự kiện bao gồm những khoản nào?

Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Giá đấu thầu có điều kiện gì?

Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức nào?

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Tại sao phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện?

Sử dụng và tận dụng hiệu quả các nguồn lực có sẵn

Chủ động điều phối và cập nhật tiến trình

Kế hoạch tổ chức sự kiện giúp dự đoán và chuẩn bị các phương án xử lý trong trường hợp có sự cố xảy ra. Giúp hạn chế tối đa các rủi ro và đảm bảo cho sự kiện diễn ra thành công.

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho phép thiết kế và chi tiết hóa quy trình tổ chức từ đầu đến cuối.

Mục tiêu quan trọng của một sự kiện là đảm bảo sự hài lòng cho những người tham gia.

Kế hoạch tổ chức sự kiện cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả chi phí.

Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện được thực hiện bằng việc phân chia hạng mục các công việc ra thành các nhóm khác nhau.

công việc theo từng nhóm, tiến hành các hạng mục công việc theo trình tự trong các nhóm. Mỗi nhóm công việc mang tính độc lập với nhau, có thể tiến hành song song với nhau

kế hoạch này được thực hiện bằng cách xâu chuỗi một số hạng mục công việc chính với nhau thành một chuỗi công việc chủ yếu trong sự kiện (để thực hiện cuốn chiếu), hạng mục công việc còn lại có thể xâu chuỗi hoặc để nguyên.

Trong quá trình tiến hành sẽ song song chuỗi công việc chính với chuỗi hoặc đơn lẻ các hạng mục công việc bổ trợ

Các hạng mục công việc thường được xâu chuỗi theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện hết hạng mục công việc này mới chuyển sang hạng mục công việc khác tiếp theo, các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau

Cho phép nhà tổ chức sự kiện hình dung được một cách vừa hệ thống vừa chi tiết các hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện nhằm phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm thực hiện hiệu quả các nội dung sẽ có trong sự kiện

Giúp các nhà tổ chức sự kiện xác minh được tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai các hạng mục công việc, cũng như tính toán được thời gian triển khai thực hiện các hạng mục công việc này. Từ đó đảm bảo tiến độ cho việc chuẩn bị cũng như triển khai thực hiện sự kiện.

Kế hoạch tổ chức sự kiện xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân, nên nó chính là cơ sở cho việc chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kết quả

Trong kế hoạch tổ chức sự kiện không thể thiếu nội dung xác định các sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng, khắc phục điều này giúp cho nhà tổ chức sự kiện tối thiểu hóa các hoạt động tiêu cực của sự cố và chủ động tiến hành các biện pháp khắc phục khi có những vấn đề phát sinh

Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện

Một số yêu cầu cơ bản trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Nội dung lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Thông điệp của sự kiện Giờ Trái đất 2025 là gì?

Mục tiêu của sự kiện là gì?

So sánh các ưu điểm và giá trị của từng nhà cung cấp để có cái nhìn tổng quan về các lựa chọn và chi phí liên quan.

Dựa trên thông tin thu thập được, ước tính chi phí cho từng yếu tố trong danh sách.

Xác định các nguồn tài chính có sẵn để hỗ trợ sự kiện.

Dựa trên ước tính chi phí và nguồn tài chính, hãy lập kế hoạch tài chính chi tiết cho sự kiện.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, có thể phát sinh các chi phí ngoài dự kiến.

Xác định quan hệ đối tác và nhà tài trợ.

Đưa ra đề xuất hợp tác và những lợi ích có thể mang lại cho đối tác và nhà tài trợ.

Đưa ra đề xuất hợp tác và những lợi ích có thể mang lại cho đối tác và nhà tài trợ. Đồng thời, cân nhắc những yêu cầu và lợi ích mà doanh nghiệp mong đợi từ phía họ.

Timeline chi tiết là bản tóm tắt các công việc cần thực hiện trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, người phụ trách và các yêu cầu cần thiết.

Kịch bản mô tả chi tiết về nội dung, diễn biến của từng phần trong sự kiện.

Sự kiện là một cơ hội để doanh nghiệp, tổ chức quảng bá hình ảnh và thương hiệu của mình đến với công chúng.

Xác định các phương tiện truyền thông mà doanh nghiệp muốn sử dụng, chẳng hạn như báo chí, truyền hình, radio, truyền thông xã hội, email marketing, hoặc website sự kiện.

Tìm hiểu về các phương tiện truyền thông liên quan và xây dựng mối quan hệ với các nhà báo, biên tập viên hay các nhà sản xuất.

Xác định nhu cầu nhân sự cho sự kiện dựa trên quy mô, loại hình sự kiện và các yêu cầu cụ thể. Xem xét các vai trò như đội ngũ tổ chức, quản lý sự kiện, quảng cáo, an ninh, âm thanh, ánh sáng và các chuyên gia kỹ thuật khác. Định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm tổ chức sự kiện. Đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình và hoàn thành tốt vai trò đã được phân công.

Xác định mục tiêu của thiết kế: Mục tiêu của thiết kế là gì? Ban tổ chức muốn truyền tải thông điệp gì qua thiết kế? Muốn tạo ấn tượng gì cho khách tham dự?

Thiết kế cần phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của sự kiện. Ví dụ, nếu sự kiện dành cho trẻ em, thiết kế cần có màu sắc tươi sáng và bắt mắt.

Việc xây dựng phương án dự phòng và có các biện pháp quản trị rủi ro là rất quan trọng. Bởi các yếu tố không mong muốn có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện, chẳng hạn như thời tiết xấu, thiếu nguồn lực, hủy bỏ hợp đồng với nhà cung cấp,...

Tiến hành đánh giá mức độ rủi ro và xác định các ưu tiên, bằng cách sử dụng các phương pháp định lượng hoặc định tính để đánh giá tác động và xác định mức độ nghiêm trọng của mỗi rủi ro.

Đồng thời, thiết lập các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro.

Bước 12: Đánh giá và đo lường kết quả sự kiện

Xác định các chỉ số và phương pháp đo lường để đo lường mức độ đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Phân tích dữ liệu thu thập được và đánh giá kết quả sự kiện dựa trên các chỉ số đã chọn.

Dựa trên kết quả đánh giá, rút ra những kinh nghiệm quý báu và học hỏi từ sự kiện.